Anställa första medarbetaren – vad det kostar och vad som krävs

Registrering som arbetsgivare

Innan den första lönen betalas ut ska bolaget anmäla sig som arbetsgivare hos Skatteverket. Anmälan görs digitalt och är kostnadsfri, men den bör göras i god tid eftersom handläggningen tar några dagar och du behöver registreringen på plats när den första arbetsgivardeklarationen ska lämnas.

Registreringen innebär i praktiken att bolaget åtar sig att varje månad redovisa utbetald lön, dra och betala in preliminärskatt samt betala arbetsgivaravgifter. Har bolaget redan ett skattekonto tillkommer bara en ny typ av inbetalning på samma konto, inget nytt konto behöver öppnas.

Vill du vara säker på att registreringen och de första lönekörningarna blir rätt kan vår lönehantering sköta både anmälan och den löpande rapporteringen åt dig.

Anställningsavtal och anställningsformer

Ett anställningsavtal ska vara skriftligt och innehålla uppgifter om arbetsuppgifter, lön, arbetstid, uppsägningstid och vilken anställningsform det gäller. De vanligaste formerna är:

• Tillsvidareanställning – gäller utan slutdatum och är huvudregeln på svensk arbetsmarknad.
• Tidsbegränsad anställning – avtalas för en bestämd period eller ett visst projekt och löper ut utan uppsägning vid periodens slut.
• Provanställning – en inledande period som kan övergå i tillsvidareanställning om ingen av parterna avbryter den.

Villkoren för uppsägningstid, provanställningens längd och vad som gäller vid sjukdom eller föräldraledighet styrs av lag och, om det finns, av kollektivavtal. Skriv aldrig ett avtal som är sämre för medarbetaren än vad lagen eller ett tillämpligt kollektivavtal medger, eftersom sådana villkor ändå inte gäller.

Provanställning i praktiken

Provanställning används för att båda parter ska få möjlighet att pröva om anställningen fungerar innan den blir permanent. Under prövotiden gäller kortare uppsägningstider än vid en ordinarie tillsvidareanställning, och anställningen kan avslutas av endera parten utan att sakliga skäl behöver anges.

Går prövotiden ut utan att någon av parterna säger upp anställningen övergår den automatiskt till en tillsvidareanställning. Det är därför viktigt att ha en tydlig rutin för att utvärdera anställningen i god tid innan prövotiden löper ut, så att beslutet inte fattas passivt.

Vad den verkliga lönekostnaden består av

Den siffra som står i anställningsavtalet är bara en del av vad medarbetaren kostar bolaget. Till bruttolönen tillkommer flera poster som tillsammans avgör den verkliga kostnaden:

• Arbetsgivaravgifter – en procentuell avgift som beräknas på bruttolönen och betalas in tillsammans med den preliminära skatten. Aktuell avgiftsnivå och eventuella nedsättningar för yngre eller äldre medarbetare hittar du hos Skatteverket, eftersom nivåerna kan ändras mellan inkomstår.
• Semesterersättning – varje intjänad semesterdag ska antingen tas ut som ledighet med semesterlön eller läggas undan som en skuld i bokföringen om den inte hunnit tas ut.
• Tjänstepension – en avsättning som antingen följer kollektivavtalets nivåer eller regleras i ett eget pensionsavtal om bolaget saknar kollektivavtal.
• Försäkringar – premier för bland annat sjukförsäkring, arbetsskadeförsäkring och livförsäkring, som antingen ingår i kollektivavtalet eller tecknas separat.

En vanlig tumregel är att räkna med ett påslag på bruttolönen snarare än att budgetera utifrån bruttolönen ensam. Exakt hur stort påslaget blir beror på avgiftsnivåer, pensionsavtal och försäkringsval, och bör alltid stämmas av mot aktuella belopp innan du sätter en budget för anställningen.

Kollektivavtal eller inte

Det finns ingen lag som tvingar ett bolag att teckna kollektivavtal. Många mindre bolag anställer ändå sin första medarbetare utan avtal, och löser försäkringar och pension på egen hand. Fördelen med kollektivavtal är att nivåerna för pension, försäkringar och en rad andra villkor redan är förhandlade och gäller automatiskt, vilket minskar risken att glömma bort någon del av anställningsvillkoren.

Väljer du att stå utanför kollektivavtal behöver du själv se till att motsvarande skydd finns på plats, annars riskerar medarbetaren att stå utan den trygghet som är norm på svensk arbetsmarknad. Många fristående bolag tecknar då försäkringar och pension som i praktiken efterliknar ett kollektivavtal, utan att formellt vara bundna av ett sådant.

Försäkringar via Fora och Collectum

Har bolaget kollektivavtal tecknas försäkringar och pension normalt via Fora, som hanterar avtalen för arbetare, eller via Collectum, som hanterar tjänstepensionen för tjänstemän. Bolaget lämnar en årlig uppgift om löner, och premierna räknas fram utifrån den lönesumman.

Anmälan till Fora eller Collectum görs i samband med att kollektivavtalet börjar gälla, och det är viktigt att den kommer på plats innan den första medarbetaren har jobbat särskilt länge, eftersom försäkringsskyddet annars kan saknas retroaktivt. Är du osäker på vilket regelverk som gäller för din bransch är det här ett av de första samtalen att ha med en rådgivare.

Arbetsmiljöansvar och den löpande administrationen

Arbetsmiljöansvaret

Som arbetsgivare har bolaget ett ansvar för medarbetarens fysiska och psykosociala arbetsmiljö redan från första anställningsdagen. Det innefattar bland annat att riskbedöma arbetsplatsen, ha rutiner för tillbud och att systematiskt följa upp arbetsmiljön, även i ett litet bolag med en enda anställd.

Den månatliga administrationen

Varje löneperiod innebär ett antal återkommande moment: lönekörning där bruttolön, skatteavdrag och eventuella avdrag beräknas, en lönespecifikation till medarbetaren och en arbetsgivardeklaration på individnivå till Skatteverket där varje anställds lön och skatt redovisas separat. Missar man ett inlämningsdatum riskerar bolaget förseningsavgifter, så rutinen behöver sitta redan från den första lönekörningen.

Semesterhantering och semesterskuld

Intjänad men inte uttagen semester ska bokföras som en skuld i balansräkningen. Skulden växer under året i takt med att semesterdagar tjänas in, och minskar när medarbetaren tar ut betald semester. En medarbetare som samlar på sig många outtagna dagar bygger samtidigt upp en skuld som förr eller senare ska betalas ut, vilket är bra att ha framför sig i planeringen.

Att hantera allt detta korrekt varje månad är precis det som vår lönehantering är till för. Hos Ekvia kostar löpande lönehantering 149 kr per anställd och månad, med lönekörning, lönespecifikation och arbetsgivardeklaration inkluderat.

Likviditetsplanering före anställningen

Innan du skriver under det första anställningsavtalet är det värt att lägga en enkel likviditetsplan för de kommande tolv månaderna. Räkna med den fulla lönekostnaden, inklusive arbetsgivaravgifter, semesterersättning och eventuella försäkringspremier, och lägg in dem som en fast utgift varje månad oavsett hur intäkterna svänger.

Glöm inte att semesterskulden faller ut som en verklig utbetalning förr eller senare, och att arbetsgivardeklarationen ska betalas löpande även om kunden som ska finansiera lönen betalar sent. Har du inte tidigare planerat kassaflödet för en anställning kan en genomgång med rådgivning vara ett bra sätt att stämma av att kalkylen håller innan du rekryterar. Vill du se vad hela paketet med löpande bokföring och lön kostar finns det samlat på vår prissida.