Byta redovisningsbyrå – så går det till steg för steg

När på året bör man byta?

Det enklaste bytet sker vid ett räkenskapsårsskifte. Då är förra året avslutat, bokslutet upprättat och den ingående balansen fastställd. Den nya byrån kan börja på ett rent blad och du slipper diskussioner om vem som ansvarar för vad i ett halvfärdigt år.

Näst bäst är ett byte i anslutning till att en momsperiod är inlämnad. Har du kvartalsmoms är det alltså efter att kvartalets deklaration är lämnad, har du månadsmoms är varje månadsskifte ett rimligt snitt. Poängen är att ingen period lämnas halvfärdig mellan två parter.

Undvik om möjligt att byta mitt under bokslutsarbetet. Då är den gamla byrån mitt i ett moment som är svårt att lämna över halvvägs, och kostnaden för att sätta sig in i arbetet två gånger hamnar hos dig. Är situationen ohållbar väger det förstås tyngre än kalendern – ett byte går att göra när som helst.

En sak till: säg inte upp den gamla byrån innan du har en ny på plats. Ett glapp gör att ingen bevakar deklarationer och inlämningsdatum, och det är där de dyra misstagen sker.

Vilket material du har rätt att få ut

Räkenskapsinformationen tillhör ditt bolag, inte byrån. Det är också ditt bolag som enligt bokföringslagen ansvarar för att den arkiveras. Se därför till att du faktiskt får ut allt, i ett läsbart format, innan avtalet avslutas.

Be om följande:

• Samtliga verifikationer för innevarande och tidigare år som fortfarande arkiveras.
• Huvudbok, dagbok samt balans- och resultatrapporter per period.
• Bokslutsbilagor och specifikationer till varje balanspost.
• Upprättade årsredovisningar och inkomstdeklarationer.
• Löneunderlag, lönespecifikationer och arbetsgivardeklarationer.
• En SIE-fil per räkenskapsår, som gör att siffrorna kan läsas in i ett annat system.

SIE-filen är den viktigaste enskilda posten vid ett systembyte. Utan den måste balanserna registreras manuellt, vilket både kostar och ökar risken för fel. Byrån får behålla sin egen interna arbetsdokumentation, men ditt underlag och dina rapporter är dina.

Fullmakten och behörigheterna

För att den nya byrån ska kunna arbeta behöver den behörighet i rätt kanaler. Det handlar normalt om tre saker.

Ombud hos Skatteverket

Deklarationsombud och läsbehörighet till skattekontot ansöks om av bolaget. Först när det är på plats kan den nya byrån lämna moms- och arbetsgivardeklarationer i ditt namn och se vad som faktiskt är inbetalt. Ansök i god tid, handläggningen tar några dagar.

Behörighet i bokföringssystemet

Äger du licensen själv lägger du bara till den nya konsulten som användare och tar bort den gamla. Ligger licensen hos byrån behöver den antingen flyttas över till dig eller så exporteras datan och läses in i en ny miljö.

Bankkoppling och åtkomst till underlag

Filkoppling mot banken, åtkomst till fakturasystem och till leverantörsportaler behöver ställas om. Ge aldrig ut dina inloggningsuppgifter – använd de behörighetsroller som systemen erbjuder. Vi går igenom hela listan tillsammans med dig under övertagandet.

Avstämning av ingående balanser

Det här är det moment som avgör om bytet blir bra eller dåligt. Den nya byrån ärver en balansräkning som någon annan har upprättat och behöver kunna stå för den. Därför stäms varje balanspost av mot ett underlag innan arbetet börjar rulla:

• Bankkonton mot kontoutdrag per brytdagen.
• Kundfordringar mot en reskontralista med öppna poster.
• Leverantörsskulder mot obetalda fakturor.
• Momskonton mot inlämnade momsdeklarationer och skattekontot.
• Skattekonto mot Skatteverkets saldo.
• Löneskulder, semesterskuld och personalskatter mot löneunderlagen.
• Anläggningstillgångar mot anläggningsregistret och gjorda avskrivningar.

Hittar man en differens ska den utredas nu, inte vid nästa bokslut. En oförklarad post i ingående balans följer med genom hela året och blir dyrare för varje månad som går. Vi gör den här avstämningen som standard vid varje övertagande, och rapporterar tillbaka vad vi hittat innan vi bokför den första verifikationen.

Vad som kan gå fel – och hur du undviker det

Glapp i deklarationsbevakningen

Den gamla byrån har slutat, den nya har ännu inte fått ombudsbehörighet, och däremellan går en momsperiod ut. Undvik genom att sätta startdatum för den nya byrån före slutdatumet för den gamla och ansöka om ombud direkt.

Material som aldrig kommer fram

Begär ut allt skriftligt och kvittera mottagandet. Saknas bokslutsbilagor för föregående år är det svårt att försvara balansposterna vid en framtida granskning.

Ingående balanser som tas rakt av

En byrå som lägger in balanserna utan avstämning sparar några timmar nu och skapar ett problem i bokslutet. Fråga uttryckligen om avstämningen ingår i övertagandet.

Systembyte samtidigt som byråbyte

Två förändringar på en gång gör det svårt att veta vad som orsakade ett fel. Behåll systemet först, byt vid nästa årsskifte om du vill.

Följ i stället en ordnad sekvens. Vår checklista nedan är den vi själva arbetar efter, och den beskriver även vad den löpande bokföringen ska innehålla när bytet väl är genomfört.

Checklista i sju steg

1. Läs avtalet. Kontrollera uppsägningstid, bindningstid och vad som gäller för utlämning av material och eventuella systemlicenser.
2. Välj ny byrå och bestäm brytdatum. Bestäm exakt vilken period den nya byrån tar över från, och skriv in det i uppdragsavtalet.
3. Säg upp skriftligt. Ange slutdatum och begär samtidigt ut all räkenskapsinformation inklusive SIE-filer.
4. Ansök om deklarationsombud hos Skatteverket och ge den nya byrån läsbehörighet till skattekontot.
5. Flytta systembehörigheter. Lägg till den nya konsulten, ta bort den gamla, kontrollera att licensen står på bolaget.
6. Stäm av ingående balanser post för post mot underlag, och utred varje differens innan den första nya verifikationen bokförs.
7. Sätt rutinen. Bestäm hur underlag skickas in, vilket datum månadsrapporten kommer och vem som är kontaktperson på båda sidor.

Ett byte som följer den här ordningen tar normalt ett par veckor i kalendertid och några timmar av din egen tid. Vill du att vi sköter hela sekvensen åt dig kan du boka ett kostnadsfritt möte eller läsa vad det kostar löpande.