Byta redovisningsbyrå när du har Fortnox

Du kan behålla Fortnox

Har du bokföringen i Fortnox behöver du inte byta program för att byta redovisningsbyrå. Programmet är bolagets verktyg, och den nya byrån kan arbeta i samma miljö. Det är ofta den enklaste formen av byte, eftersom all historik redan finns på plats.

Det som behöver redas ut är vem som äger licensen, hur den nya byrån får åtkomst och att den gamla byråns behörigheter tas bort. Vi går igenom stegen nedan. För helheten, se guiden om att byta redovisningsbyrå steg för steg.

Ligger licensen på bolaget eller på byrån?

Det första att ta reda på är vem som står som kund hos Fortnox. Det finns i princip två varianter: antingen har bolaget en egen licens som byrån har fått tillgång till, eller så ligger bolaget under byråns avtal.

Licensen ligger på bolaget

Då är bytet enkelt. Bolaget behåller sin licens och sin data, den nya byrån bjuds in och den gamla byrån tas bort. Ingenting behöver exporteras eller läsas in.

Licensen ligger på byrån

Då behöver bolagets bokföring flyttas, antingen till en egen licens eller till den nya byråns avtal. Hur det görs i praktiken beror på Fortnox och på avtalet med den gamla byrån. Ibland kan företaget föras över i sin helhet, ibland används en SIE-fil för att läsa in bokföringen i en ny miljö. Den nya byrån reder ut vilken väg som gäller och sköter kontakten.

Oavsett variant är det bolaget som äger räkenskapsinformationen. Mer om det i artikeln om vad som händer med bokföringen vid ett byte.

Byråkopplingen och behörigheter

Redovisningsbyråer arbetar ofta i Fortnox via en byråkoppling som ger dem åtkomst till flera kunders företag. Vid ett byte behöver den gamla byråns koppling avslutas och den nya byråns läggas till. Det görs av den som har administratörsrätt i bolagets konto – oftast du som ägare eller den gamla byrån.

Gå också igenom vilka användare som har åtkomst. Det är vanligt att det finns användare kvar från tidigare anställda eller konsulter. Ett byråbyte är ett bra tillfälle att städa bland behörigheterna.

• Den nya byrån bjuds in med rätt behörighetsnivå.
• Den gamla byråns användare och koppling tas bort efter brytmånaden.
• Bankkoppling och integrationer kontrolleras så att de fortsätter fungera.
• Du som ägare behåller administratörsrätten.

Behåll hela historiken

När licensen ligger på bolaget följer all historik med automatiskt: verifikationer, bifogade underlag, tidigare års bokslut och rapporter. Om bokföringen måste flyttas till en ny miljö är det viktigt att även tidigare år följer med, eller att de exporteras och arkiveras, så att räkenskapsinformationen finns kvar så länge den ska sparas.

Vi kontrollerar alltid att de ingående balanserna i programmet stämmer med det senaste bokslutet innan vi bokför den första perioden.

Steg för steg med Fortnox

1. Ta reda på vem som är kund hos Fortnox – bolaget eller byrån.
2. Skriv under fullmakt och uppdragsavtal med den nya byrån.
3. Bestäm brytmånad.
4. Den nya byrån får åtkomst via inbjudan eller byråkoppling.
5. Om licensen ligger på byrån: bokföringen flyttas till bolagets eller den nya byråns licens.
6. Ingående balanser stäms av mot senaste bokslut och saldobalans.
7. Den gamla byråns åtkomst tas bort.

Det enda du normalt behöver göra själv är att skriva under och, om du är administratör, godkänna eller ta bort användare. Resten sköter vi.

Vanliga misstag att undvika

• Att den gamla byrån fortsätter ha åtkomst efter bytet. Ta bort den när brytmånaden är passerad.
• Att bara innevarande år flyttas när bokföringen måste byta licens. Se till att historiken följer med eller arkiveras.
• Att två byråer bokför samma period. En tydlig brytmånad förhindrar det.
• Att bankkopplingen slutar fungera för att den var kopplad till en användare hos den gamla byrån.

Inget av detta är svårt att undvika när någon har ansvaret för helheten. Det är därför vi sköter hela flytten, även när det gäller Fortnox.

Varför många behåller Fortnox

Att byta både byrå och program samtidigt är fullt möjligt, men sällan nödvändigt. Om du är van vid Fortnox, fakturerar därifrån och har bankkopplingen på plats finns det ingen anledning att ändra på det. Då blir bytet av byrå nästan osynligt i vardagen – det enda som ändras är vem som bokför och vem du pratar med.

Integrationer och rutiner

Många kopplar Fortnox till bank, kortinlösen, kvittoappar eller faktureringstjänster. Sådana integrationer ligger normalt på bolagets konto och påverkas inte av byråbytet, men det är värt att kontrollera att inget är kopplat till den gamla byråns användare.

Har du en annan programvara i dag fungerar bytet på liknande sätt – se till exempel guiden för Visma. Vill du veta mer om tidsåtgången finns hur lång tid det tar att byta redovisningsbyrå.