Hur lång tid tar det att byta redovisningsbyrå?

Normalt ett par veckor

Ett byte av redovisningsbyrå är normalt klart inom ett par veckor räknat från att du säger ja. Det som tar längst tid är sällan själva arbetet, utan att få materialet från den tidigare byrån. När det väl finns på plats går resten fort.

Här beskriver vi hur en typisk tidslinje ser ut och vad som påverkar den. Själva stegen går vi igenom mer i detalj i guiden om att byta redovisningsbyrå steg för steg.

Så ser en typisk tidslinje ut

Dag 1 – du säger ja

Du skriver under uppdragsavtal och fullmakt, digitalt. Det är i praktiken allt du behöver göra. Fullmakten gör att den nya byrån kan företräda bolaget i kontakten med den gamla.

Vecka 1 – kontakt och behörigheter

Den nya byrån kontaktar din tidigare byrå och begär ut räkenskapsmaterial, SIE-filer och det senaste bokslutet. Samtidigt ordnas ombudsbehörighet hos Skatteverket, så att moms- och arbetsgivardeklarationer kan lämnas.

Vecka 2 – system och avstämning

Den nya byrån får åtkomst till bokföringsprogrammet och bankkopplingen, läser in materialet och stämmer av de ingående balanserna. Ni har ett kort uppstartsmöte där rutinerna för underlag gås igenom.

Första rapporten

När första månaden är bokförd och avstämd får du rapporten. Hos oss ligger den hos dig senast den 15:e.

Det här gör att det går fort

• Bokföringen ligger i ett molnbaserat program där bolaget äger licensen.
• Den tidigare byrån svarar snabbt och lämnar ut materialet komplett.
• Det senaste bokslutet är klart och avstämt.
• Du har tillgång till bank och skattekonto och kan godkänna behörigheter direkt.

Det här kan dra ut på tiden

Det vanligaste skälet till förseningar är att den tidigare byrån dröjer med att lämna ut materialet. Det beror sällan på ovilja – oftast på tidsbrist. Därför är det en fördel att den nya byrån sköter kontakten och följer upp.

Andra saker som kan förlänga bytet är att bokföringen ligger efter, att det finns oavstämda konton från tidigare år eller att licensen till programmet ligger på den gamla byrån och behöver flyttas. Inget av det stoppar bytet, men det kan ta några dagar extra att reda ut.

Vad händer med deadlines under bytet?

Deklarationer som infaller under bytet behöver ha en tydlig ägare. Den enklaste regeln är att den byrå som bokför perioden också lämnar deklarationen för den. Det är därför valet av brytmånad är viktigt – det avgör vem som gör vad.

Ska du byta mitt i ett räkenskapsår finns mer om det i artikeln kan man byta redovisningsbyrå mitt i året?.

Tre vanliga situationer

Enskild firma med molnprogram

Licensen ligger på företagaren, bokföringen är à jour och det finns inga anställda. Här kan övertagandet vara klart på några dagar, och första rapporten kommer efter nästa månadsskifte.

Aktiebolag med anställda

Lönerna behöver fortsätta utan avbrott, så bytet planeras runt en lönekörning. Materialet hämtas, lönehistoriken förs över och balanserna stäms av. Normalt ett par veckor.

Bolag där bokföringen ligger efter

Om den gamla byrån inte har bokfört de senaste månaderna behöver det göras klart först, antingen av den gamla byrån eller av den nya. Det kan förlänga bytet med några veckor, men det är också det läge där ett byte gör störst skillnad.

De första månaderna efter bytet

När övertagandet är klart tar det ofta en eller två månader innan rutinerna sitter. Det är normalt att det dyker upp frågor om underlag och hur vissa transaktioner ska hanteras. Efter det brukar det rulla på utan att du behöver tänka på det, och du får rapporten varje månad på samma datum.

Ett bra tecken på att bytet har lyckats är att du slutar fundera på bokföringen. Den sköts, du får svar när du frågar och du vet hur bolaget går.

Vad du kan förbereda

Du behöver inte göra något för att bytet ska fungera, men det går snabbare om du har uppdragsavtalet med den gamla byrån till hands, vet vilket bokföringsprogram som används och kan logga in i banken och på Skatteverket när behörigheterna ska godkännas.

Fundera gärna på vad du vill ska bli annorlunda. Det är ett bra tillfälle att se över rutinerna för kvitton och fakturor, så att det blir enklare framåt. Undrar du vad bytet kostar finns en genomgång i vad det kostar att byta redovisningsbyrå.