Vad kostar det att byta redovisningsbyrå?

Det korta svaret

Själva bytet behöver inte kosta mycket. De kostnader som kan uppstå kommer framför allt från avtalet med din nuvarande byrå – uppsägningstid och arbete som redan är gjort men inte fakturerat. Hos den nya byrån kan det tillkomma en avgift för övertagandet, men det är långt ifrån alltid. Hos oss är övertagandet kostnadsfritt när du tecknar ett månadspaket.

Nedan går vi igenom de vanligaste posterna och vad du kan göra för att undvika överraskningar. Hur flytten går till i praktiken beskriver vi i guiden om att byta redovisningsbyrå steg för steg.

Uppsägningstid hos din nuvarande byrå

Läs avtalet med din nuvarande byrå innan du säger upp det. Många avtal har en uppsägningstid på en eller flera månader, och under den tiden betalar du normalt för det arbete som ingår. Det är inte en kostnad för bytet i sig, utan en kostnad du ändå hade haft.

Det smarta är att planera så att uppsägningstiden och övertagandet går omlott. Då gör den gamla byrån klart sina sista perioder medan den nya förbereder sig, och du betalar inte för två byråer som gör samma sak.

Ofakturerat arbete

Om din byrå debiterar per timme kan det finnas arbete som är gjort men inte fakturerat, till exempel bokföring för den senaste månaden eller förberedelser inför bokslutet. Det är rimligt att det faktureras, men be om en specifikation så att du ser vad du betalar för.

Fråga också om det finns arbete som är påbörjat men inte klart. Det är bättre att komma överens om vem som gör klart vad än att två byråer gör samma avstämning.

Avgift för att lämna ut material

Räkenskapsinformationen tillhör ditt bolag, och du har rätt att få ut den. Vissa byråer tar ändå ut en administrativ avgift för att sammanställa och skicka materialet. Det är sällan stora belopp, men det är bra att veta om det i förväg. Fråga hellre än att bli överraskad.

Ligger bokföringen i ett molnbaserat program där bolaget själv har licensen behöver ingenting egentligen skickas – den nya byrån får bara åtkomst. Mer om det i artikeln om vad som händer med bokföringen vid ett byte.

Licensen för bokföringsprogrammet

En vanlig fråga är vem som äger licensen till bokföringsprogrammet. Om den ligger på bolaget följer den med, och kostnaden ändras inte. Om den ligger på byrån behöver bokföringen flyttas till en licens som bolaget själv äger, eller till den nya byråns licens. Det kan innebära en ny månadskostnad för programmet, men oftast ingen engångskostnad.

Vi går igenom detta mer konkret för Fortnox och Visma.

Vad den nya byrån tar för övertagandet

När en ny byrå tar över behöver den läsa in sig på bolaget, stämma av de ingående balanserna och lägga upp rutinerna. Vissa byråer tar betalt för det som en uppstartsavgift. Andra räknar in det i månadspriset.

Hos oss är övertagandet kostnadsfritt när du tecknar ett månadspaket. Paketen börjar från 690 kr per månad för enskild firma och från 1 690 kr per månad för aktiebolag, och ditt fasta pris sätts efter ett kort möte.

Kostnader som inte syns direkt

Det finns också kostnader som inte står på någon faktura men som är värda att räkna med. Den största är din egen tid. Om du själv måste samla material, svara på frågor från två håll och hålla reda på vem som gör vad tar bytet tid från verksamheten. Därför är det en fördel när den nya byrån sköter hela kontakten med den gamla.

En annan dold kostnad är fel som följer med. Om de ingående balanserna inte stäms av ordentligt kan fel från tidigare perioder dyka upp i bokslutet, och då blir det dyrare att rätta dem. En noggrann avstämning vid övertagandet är därför en investering snarare än en kostnad.

Till sist finns kostnaden för att inte byta. Om din nuvarande byrå missar deadlines kan förseningsavgifter och ränta på skattekontot bli dyrare än själva bytet. Och om du saknar rapporter och rådgivning går du miste om underlag som hade kunnat förbättra bolagets resultat.

Ett enkelt sätt att räkna

Räkna ihop uppsägningstiden hos din nuvarande byrå, eventuell avgift för utlämning av material och eventuell uppstartsavgift hos den nya byrån. Jämför sedan med skillnaden i årskostnad mellan byråerna. För många bolag tjänar bytet in sig inom det första året – men det viktigaste skälet att byta är oftast inte priset, utan att få svar, rapporter i tid och en fast kontaktperson.

Så håller du kostnaderna nere

• Läs avtalet och notera uppsägningstiden innan du säger upp.
• Be om en specifikation på ofakturerat arbete.
• Kontrollera vem som äger licensen till bokföringsprogrammet.
• Låt den nya byrån sköta kontakten, så att materialet kommer komplett från början.
• Välj en tydlig brytmånad så att ingen period görs två gånger.

Vill du veta mer om när det är läge att byta finns sju tecken på att det är dags.