Bokföring för nystartade företag – kom igång rätt från dag ett

Registrering och F-skatt

Innan du kan fakturera en enda krona behöver bolaget vara registrerat. En enskild firma registreras hos Skatteverket, medan ett aktiebolag först ska registreras hos Bolagsverket och därefter, i samband med det, anmälas för skatter och avgifter hos Skatteverket. I samma ansökan tar du också ställning till F-skatt.

F-skatt innebär att du själv sköter inbetalning av preliminär skatt och, i förekommande fall, egenavgifter eller arbetsgivaravgifter. Det är motsatsen till A-skatt, som gäller för anställda där arbetsgivaren gör skatteavdraget. Utan F-skatt blir det krångligt för andra företag att anlita dig, eftersom de då kan bli skyldiga att göra skatteavdrag på det de betalar dig.

Handläggningstiden varierar, så räkna med att det tar ett tag innan allt är på plats. Fakturera gärna inte innan godkännandet kommit, eller var tydlig mot kunden om att F-skatt är på väg. Är du osäker på vilken bolagsform som passar dig innan du registrerar dig kan det vara värt att läsa på om skillnaderna innan du bestämmer dig, snarare än att byta i efterhand.

Företagskonto – håll isär privat och företag

Ett separat företagskonto är en av de enklaste sakerna du kan göra för att bokföringen ska bli begriplig. Alla in- och utbetalningar som hör till verksamheten går via kontot, och privata utgifter hålls helt utanför. I ett aktiebolag är bolaget en egen juridisk person, och att blanda ihop dess pengar med dina egna är inte bara stökigt utan formellt felaktigt.

I en enskild firma är gränsen mer flytande eftersom du och firman skattemässigt är samma person, men även där blir bokföringen betydligt enklare att sköta – och att lämna över – om företagets transaktioner ligger samlade på ett eget konto. Ta för vana att göra egna uttag eller lön via en tydlig, dokumenterad transaktion i stället för att plocka enskilda belopp ur kassan.

Koppla gärna kontot direkt till ditt bokföringsprogram. De flesta banker erbjuder en filkoppling som gör att transaktioner kommer in automatiskt, vilket sparar tid varje månad och minskar risken att något glöms bort.

Kontoplanen (BAS) i korthet

Svensk bokföring bygger nästan alltid på BAS-kontoplanen, ett standardiserat system där varje konto har ett fyrsiffrigt nummer och en bestämd plats i balans- eller resultaträkningen. Du behöver inte kunna hela planen utantill, men det underlättar att känna igen de stora blocken.

De flesta bokföringsprogram föreslår rätt konto automatiskt utifrån vad du bokför, så i praktiken handlar det mer om att kontrollera att förslaget stämmer än att memorera nummerserien.

Vad löpande bokföring innebär – och när den ska vara gjord

Löpande bokföring betyder att varje affärshändelse registreras med en verifikation: datum, belopp, motpart och vad det avser. Enligt bokföringslagen ska bokföringen ske i den takt som verksamhetens art och omfattning kräver, och kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästkommande arbetsdag. Övriga händelser ska bokföras så snart det kan ske.

I praktiken innebär det att en klok rutin är att bokföra löpande, till exempel varje vecka, i stället för att samla allt till slutet av kvartalet. Momsdeklarationen ska dessutom vara korrekt vid en bestämd tidpunkt, vilket i sig sätter en yttre gräns för hur länge bokföringen kan ligga och vänta.

Ju mer sällan du bokför, desto större blir högen av kvitton och fakturor att hålla reda på, och desto lättare är det att missa ett underlag. Har du väl en fungerande löpande bokföring på plats blir resten av administrationen – moms, deklaration och bokslut – en fråga om att bygga vidare på redan korrekta siffror snarare än att börja om varje gång.

Moms- och arbetsgivarregistrering

Momsregistrering är, som nämnts, något de flesta rörelsedrivande företag behöver göra redan i samband med starten. Vid registreringen anger du förväntad omsättning, vilket styr om momsperioden blir månad, kvartal eller år. Så länge du fakturerar med moms har du rätt att också dra av moms på det du köper in till verksamheten.

Så snart du anställer någon, även om det bara är en enda deltidstjänst, ska du registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket. Det innebär att du varje månad lämnar en arbetsgivardeklaration med utbetald lön, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter per anställd. Registreringen bör vara klar innan den första lönen betalas ut.

Båda registreringarna görs digitalt hos Skatteverket, och du kan alltid följa läget och historiken på ditt skattekonto när registreringarna är godkända.

Preliminärskatt det första året

Redan innan bolaget har några fastställda resultat ska en preliminär skatt betalas in löpande, baserad på en uppskattning av årets vinst. I en enskild firma landar denna skatt på ägaren personligen, i ett aktiebolag betalar bolaget sin egen preliminärskatt.

Uppskattningen från starten stämmer sällan exakt med utfallet. Går det bättre än väntat bör du höja den preliminära skatten under året för att undvika ett stort underskott vid avstämningen, går det sämre kan den sänkas. Justering görs enkelt hos Skatteverket och bör göras så snart du ser att prognosen har ändrats väsentligt, inte bara vid årets slut.

Ett för lågt inbetalt belopp ger kostnadsränta på skattekontot, så det lönar sig att hålla koll på prognosen med jämna mellanrum snarare än att gissa en gång och glömma bort den.

Vanliga nybörjarmisstag

Att blanda privat och företag

Utan tydlig gräns blir varje bokslut ett detektivarbete. Håll dig till ett eget företagskonto och dokumenterade uttag från dag ett.

Att skjuta upp bokföringen

Kvitton som samlas i en skokartong tre månader i sträck leder nästan alltid till att underlag saknas eller glöms bort, och till en stressig period när momsdeklarationen ska in.

Att glömma justera preliminärskatten

Många nystartade bolag betalar för lite preliminärskatt eftersom den ursprungliga uppskattningen aldrig uppdateras, vilket ger en obehaglig överraskning och ränta vid avstämningen.

Att vänta för länge med momsregistrering

Fakturerar du utan att vara momsregistrerad när du borde vara det måste fakturorna rättas i efterhand, vilket är onödigt merarbete både för dig och kunden.

De flesta av de här misstagen går att undvika helt enkelt genom att sätta upp rutinerna rätt från början, snarare än att rätta till dem i efterhand.

När lönar det sig att lämna över?

Vissa driver sin bokföring själva hela vägen, andra tar hjälp redan från första dagen. Det finns inget facit, men några situationer brukar tala för att lämna över till en byrå:

• Du lägger mer tid på administration än på att sälja och leverera.
• Bolaget får sin första anställd och löneadministrationen tillkommer.
• Du säljer till kunder eller köper från leverantörer i andra länder.
• Du är osäker på om preliminärskatten och momsen är rätt inställda.

Vår starthjälp är byggd just för den här fasen: vi sköter registreringarna, sätter upp kontoplan och rutiner, och tar sedan över den löpande bokföringen i den takt som passar dig. Vill du se vad det kostar månad för månad finns det samlat under våra priser.