Kan man byta redovisningsbyrå mitt i året?

Ja, det går utmärkt

Många tror att man måste vänta till årsskiftet för att byta redovisningsbyrå. Det behöver man inte. Ett byte mitt i räkenskapsåret är vanligt och fungerar bra, så länge det finns en tydlig gräns för vem som ansvarar för vilka perioder.

Att vänta kan till och med vara sämre. Om du redan vet att samarbetet inte fungerar riskerar du ytterligare månader med sena rapporter och oklara svar – och ett bokslut som görs av en byrå du är på väg bort från. Hur ett byte går till steg för steg beskriver vi i guiden om att byta redovisningsbyrå steg för steg.

Välj en brytmånad

Det viktigaste beslutet vid ett byte mitt i året är brytmånaden: den första månad som den nya byrån bokför. Allt före den månaden är den gamla byråns ansvar, allt från och med den är den nya byråns.

Ofta är det praktiskt att välja början av en momsperiod, till exempel ett nytt kvartal om du redovisar moms kvartalsvis. Då lämnar den gamla byrån den sista deklarationen för sin period och den nya byrån tar nästa.

• Den gamla byrån bokför och stämmer av fram till och med månaden före brytmånaden.
• Den nya byrån får SIE-fil och saldobalans per samma datum.
• Deklarationer som avser perioder före brytmånaden lämnas av den gamla byrån.

Ingående balanser är nyckeln

När den nya byrån tar över mitt i året fortsätter den i samma räkenskapsår. Det betyder att alla saldon – bank, kundfordringar, leverantörsskulder, momsskuld, skattekonto och eget kapital – måste stämma från start. Det kallas att stämma av de ingående balanserna.

Vi går igenom varje balanskonto mot underlag: bankens saldo, skattekontot hos Skatteverket, reskontrorna och momsrapporterna. Hittar vi något som inte stämmer tar vi upp det innan vi bokför vidare, så att felet inte följer med in i bokslutet. Mer om vad som flyttas och vem som ansvarar för vad finns i artikeln om vad som händer med bokföringen vid ett byte.

Vad händer med bokslutet?

Den byrå som har bolaget vid räkenskapsårets slut gör normalt bokslutet och årsredovisningen. Det innebär att den nya byrån tar ansvar för hela årets bokslut, även för de månader som den gamla byrån bokförde.

Därför är avstämningen vid övertagandet så viktig. Ju bättre de ingående balanserna stämmer, desto smidigare blir bokslutet. Det är också ett skäl att inte vänta för länge med att byta om du vill att den nya byrån ska ha tid att lära känna bolaget före bokslutet.

Om du har anställda

Har bolaget anställda behöver lönerna fortsätta utan avbrott. Det praktiska är att byta efter en lönekörning, så att den nya byrån gör nästa. Semesterskuld, tidigare utbetalda löner under året och eventuella förmåner behöver föras över, så att lönespecifikationerna och arbetsgivardeklarationerna blir rätt för helåret.

Moms och arbetsgivardeklarationer vid bytet

Momsdeklarationen och arbetsgivardeklarationen är de deklarationer som oftast infaller under ett byte. Arbetsgivardeklarationen lämnas varje månad, och momsen månadsvis, kvartalsvis eller årsvis beroende på bolagets momsperiod. Det viktiga är att varje deklaration har en tydlig ägare.

Vi gör alltid en lista vid övertagandet över vilka deklarationer som ska lämnas de närmaste månaderna och vem som ansvarar för var och en. Den gamla byrån lämnar det som avser dess perioder, och vi tar resten. Ombudsbehörigheten hos Skatteverket ordnas tidigt så att vi kan lämna deklarationer från första perioden.

Checklista för byte mitt i året

1. Bestäm brytmånad tillsammans med den nya byrån.
2. Säg upp avtalet med den gamla byrån med hänsyn till uppsägningstiden.
3. Skriv under fullmakt och uppdragsavtal.
4. Den nya byrån begär ut SIE-fil, saldobalans och lönehistorik per brytdatum.
5. Ombudsbehörighet hos Skatteverket ordnas.
6. Ingående balanser stäms av.
7. Första perioden bokförs och rapporteras.

Vill du veta mer om kostnaderna finns vad det kostar att byta redovisningsbyrå.

När är det sämre att byta?

Det finns några tillfällen då det kan vara klokt att vänta några veckor: precis innan räkenskapsårets slut, om den gamla byrån redan har påbörjat bokslutet, eller mitt i en intensiv period för verksamheten när det är svårt att hinna med ett uppstartsmöte. Det handlar då om veckor, inte om att vänta ett helt år.

Hur lång tid själva bytet tar kan du läsa om i hur lång tid det tar att byta redovisningsbyrå.