När ska man byta redovisningsbyrå? 7 tecken på att det är dags

Det handlar sällan om en enskild miss

De flesta som byter redovisningsbyrå gör det inte efter ett enda misstag. Det är snarare ett mönster som växer fram: mejl som blir liggande, en faktura som är högre än förra månaden utan att någon förklarar varför, en rapport som kommer när den redan är inaktuell. Var för sig går det att leva med. Tillsammans gör de att du lägger mer tid på att jaga din byrå än du sparar på att ha en.

Nedan går vi igenom sju tecken som brukar ligga bakom beslutet att byta. Känner du igen dig i ett av dem kan det räcka med ett samtal med din nuvarande byrå. Känner du igen dig i flera är det ofta dags att se dig om. Hur själva bytet går till beskriver vi i guiden om att byta redovisningsbyrå steg för steg.

1. Du får vänta på svar

Det tydligaste tecknet är att du inte får svar när du frågar. En fråga om ett avdrag, en faktura som du är osäker på hur den ska hanteras eller ett besked inför ett köp – sådant behöver du ofta inom några dagar, inte veckor. När du får vänta länge börjar du fatta beslut utan underlag, eller låter bli att fråga alls.

En rimlig förväntan är att du får svar inom ett dygn på vardagar, även om svaret ibland är att frågan behöver utredas. Hos oss är det just så vi arbetar: vi svarar på mejl inom 24 timmar på vardagar.

2. Fakturan är olika varje månad

Timdebitering är inte fel i sig, men om du aldrig vet vad nästa faktura landar på blir det svårt att budgetera. Många upplever också att de drar sig för att ringa sin byrå, eftersom varje samtal kan synas på fakturan. Då har prismodellen börjat styra hur du använder byrån – och det är sällan bra för bolaget.

Med ett fast månadspris vet du vad det kostar och kan fråga när du behöver. Vill du jämföra modellerna mer ingående finns en genomgång i artikeln om timpris eller fast pris.

3. Rapporterna kommer sent – eller inte alls

Bokföringen är inte bara till för Skatteverket. Den ska också visa dig hur det går. Om resultatrapporten för mars kommer i juni har den förlorat det mesta av sitt värde. Du kan inte agera på en marginal som sjönk för tre månader sedan.

Fråga dig när du senast fick en rapport som du faktiskt läste och förstod. Om svaret är att det var länge sedan, eller att du bara får siffror inför bokslutet, är det ett tecken på att bokföringen görs i efterhand snarare än löpande.

4. Du har ingen fast kontaktperson

På vissa byråer hamnar du hos den som har tid just då. Det kan fungera för enkla frågor, men det betyder att du måste förklara bolaget på nytt varje gång och att ingen riktigt har helhetsbilden. Det är också då misstag uppstår, eftersom ingen ser att något avviker från hur det brukar vara.

En fast kontaktperson som känner bolaget märker när en kostnad är ovanligt hög, när momsen ser konstig ut eller när det är dags att se över preliminärskatten.

5. Deadlines missas och förseningsavgifter dyker upp

Momsdeklaration, arbetsgivardeklaration, inkomstdeklaration och årsredovisning har fasta datum. Missas de kan det bli förseningsavgifter från Skatteverket eller Bolagsverket, och i värsta fall ränta på skattekontot. En enstaka miss kan ha en förklaring, men om det händer igen är det ett allvarligt tecken.

Gå igenom skattekontot för det senaste året. Ser du förseningsavgifter eller kostnadsräntor som du inte känner till är det värt att ta upp direkt – och att fundera på om ansvaret för datumen ligger rätt.

6. Ingen säger till i förväg

En bra byrå bokför inte bara det som redan har hänt. Den säger också till när något är på väg att hända: att resultatet ser ut att bli högre än preliminärskatten räknar med, att det finns utrymme för utdelning, att det kan vara läge att se över lönen före årsskiftet eller att likviditeten blir ansträngd efter sommaren.

Om du alltid får veta saker i efterhand, när det inte längre går att påverka, saknar du den del av redovisningen som ger mest värde.

7. Bolaget har vuxit ifrån byrån

Det som passade när du startade passar inte alltid när bolaget har anställda, fler kunder och kanske verksamhet i flera led. Kanske behöver du lönehantering, projektuppföljning eller hjälp med K10 och utdelning – och din byrå har inte den erfarenheten eller tiden.

Det är inget misslyckande, utan ett naturligt skede. Det viktiga är att redovisningen följer med bolaget i stället för att hålla tillbaka det.

En snabb självtest

Svara ja eller nej på frågorna nedan. Har du tre eller fler ja är det värt att ta ett samtal med en annan byrå och jämföra.

• Har du väntat mer än några dagar på svar på en fråga det senaste halvåret?
• Har en faktura från byrån överraskat dig?
• Har du fått en rapport mer än en månad efter periodens slut?
• Har du pratat med flera olika personer på byrån om samma sak?
• Finns det förseningsavgifter eller kostnadsräntor på skattekontot som du inte förstår?
• Har du fått veta något viktigt först när det var för sent att påverka?
• Har bolaget fått anställda eller nya verksamhetsgrenar sedan du valde byrå?

Så går du vidare

Börja med att prata med din nuvarande byrå om det som skaver. Ibland räcker det. Om det inte gör det är nästa steg att få ett pris och ett upplägg från en annan byrå, så att du kan jämföra.

Många tror att själva bytet är krångligt, men för dig handlar det mest om att säga ja och skriva under en fullmakt. Läs mer om vad ett byte kostar och hur lång tid det tar.