Skattekontot och preliminärskatt – så undviker du ränta och restföring

Skattekontot – ett saldo för alla skatter

Skattekontot är inte en egen skatt utan en samlad avstämning hos Skatteverket där bolagets alla skatter och avgifter möts på ett och samma konto. Moms, arbetsgivaravgifter, avdragen skatt på lön, preliminärskatt på bolagets vinst och den slutliga skatten efter bokslutet bokförs alla mot samma saldo. Det gör att det inte finns separata "delkonton" att stämma av var för sig – det är helheten som räknas.

Principen är enkel: det som ska betalas in debiteras kontot, det som betalas in eller tillgodoräknas krediteras. Är summan av krediteringarna större än debiteringarna har bolaget ett överskott, annars ett underskott som ska regleras. Skatteverket skickar ett kontoutdrag löpande, och det är den handlingen som ger den tydligaste bilden av var bolaget står just nu.

Att förstå skattekontot som en helhet snarare än en lista på enskilda skatter gör det lättare att se varför en sen momsdeklaration kan påverka även ett annars välskött bolags saldo. Vi går igenom kontot varje månad åt kunder som anlitar oss för löpande bokföring, just för att fel ska upptäckas innan de hinner ge ränteeffekter.

Vad som debiteras och krediteras

Några typiska poster som rör sig genom skattekontot under ett år:

Varje deklaration som lämnas in, oavsett om det är moms, arbetsgivardeklaration eller inkomstdeklaration, ger upphov till en post på kontot. Betalningarna som görs mot kontot är separata händelser som krediterar samma saldo. Det är därför fullt möjligt att ligga back på skattekontot en period trots att varje enskild deklaration är korrekt inlämnad – om inbetalningen bara inte har hunnit registreras eller är för låg.

Hur preliminärskatten bestäms och varför den ändras

Den preliminära skatten bygger på en preliminär inkomstdeklaration som lämnas till Skatteverket, där bolaget uppskattar årets resultat. Utifrån den uppskattningen debiteras ett belopp per månad på skattekontot, tänkt att motsvara en rimlig andel av den skatt som bolaget till slut ska betala på sin vinst.

Problemet är förstås att en prognos som lämnas i början av eller under året sällan träffar exakt rätt. Ett bolag som växer snabbare än väntat riskerar att ha betalat in för lite preliminärskatt och får en stor slutreglering vid bokslutet, medan ett bolag vars resultat blir sämre än prognosen riskerar att ha betalat in för mycket och ligger med kapital bundet hos Skatteverket i onödan.

Just därför är det värt att se den preliminära inkomstdeklarationen som ett levande dokument snarare än något som lämnas en gång och sedan glöms bort. Uppdaterar man prognosen när man ser att resultatet avviker tydligt, minskar man både risken för ränta på underskott och risken för att ha för mycket kapital bundet i onödan. Vi stämmer av prognosen mot utfallet löpande inom deklaration och skatt, så att justeringen görs innan avvikelsen hinner bli stor.

Kostnadsränta och intäktsränta i princip

Ett underskott på skattekontot ger kostnadsränta, och ett överskott ger intäktsränta. Principen är att ju längre en skuld ligger obetald, desto mer ränta läggs på vid nästa avstämning, och att räntan dessutom kan trappas upp om skulden är stor eller ligger kvar länge. Ju snabbare en avvikelse rättas till, desto lägre blir kostnaden.

De exakta räntesatserna fastställs av Skatteverket och ändras över tid, bland annat i takt med det allmänna ränteläget. Det går alltså inte att utgå från en siffra som gällde för ett par år sedan – aktuell kostnadsränta och intäktsränta ska alltid stämmas av direkt mot Skatteverkets webbplats för det inkomstår det gäller.

Det som går att styra själv är hur snabbt man upptäcker och åtgärdar en avvikelse. En tydlig avstämningsrutin är den mest effektiva räntesäkringen som finns, oavsett vilken nivå räntan råkar ligga på ett visst år.

Inbetalningsdatum och OCR

Varje bolag har ett eget skattekonto med ett unikt OCR-nummer som ska anges vid inbetalning för att pengarna ska bokas mot rätt konto och period. Betalar man utan rätt OCR-nummer, eller med fel belopp, kan pengarna bli liggande som en oidentifierad inbetalning i stället för att krediteras kontot direkt, vilket i värsta fall ger samma effekt som en utebliven betalning.

Förfallodagar för moms, arbetsgivaravgifter och preliminärskatt följer ett fast mönster utifrån bolagets redovisningsperioder, men de exakta datumen varierar mellan månader och år. Aktuella förfallodagar finns alltid att hämta hos Skatteverket, och det är den källan som ska styra betalningsrutinen, inte ett antagande om att det alltid är samma dag varje månad.

Vad som händer vid underskott och restföring

Ett mindre underskott

Ligger saldot back med ett mindre belopp läggs kostnadsränta på, och beloppet syns med i nästa kontoutdrag. Betalas det in innan nästa avstämning stannar effekten oftast vid just räntan.

Ett underskott som ligger kvar

Kvarstår skulden trots påminnelser skickar Skatteverket krav på betalning, och till slut kan skulden restföras hos Kronofogden. Det innebär att indrivningen tas över av en annan myndighet, att avgifter tillkommer utöver själva skulden, och att bolaget får en betalningsanmärkning som kan påverka kreditvärdighet, leverantörsavtal och möjligheten att få nya lån.

Så undviker man att hamna där

Det bästa skyddet är att aldrig låta ett underskott ligga obevakat. En regelbunden avstämning fångar avvikelser medan de fortfarande är små och billiga att åtgärda.

Omprövning och en rutin för varje månad

Om prognosen för året förändras går det att begära omprövning av den debiterade preliminärskatten hos Skatteverket, både för att sänka och för att höja den. En omprövning som lämnas i god tid ger en jämnare betalningsbild och minskar risken för en stor slutreglering i samband med bokslutet.

En enkel rutin som fungerar för de flesta bolag ser ut ungefär så här varje månad:

1. Hämta ett aktuellt kontoutdrag från Skatteverket och jämför saldot med föregående månad.
2. Kontrollera att inlämnade moms- och arbetsgivardeklarationer stämmer med det som är debiterat.
3. Stäm av att inbetalningar är krediterade med rätt OCR-nummer och belopp.
4. Bedöm om resultatprognosen för året fortfarande stämmer med den debiterade preliminärskatten.
5. Begär omprövning av preliminärskatten om avvikelsen är tydlig.

Den här avstämningen är en del av vad vi gör löpande för kunder som har både löpande bokföring och deklaration och skatt hos oss. Vill du se vad det kostar att lägga över hela ansvaret, kan du läsa mer om våra priser.