Vad händer med bokföringen när man byter redovisningsbyrå?

Bokföringen tillhör ditt bolag

Det första att veta är att räkenskapsinformationen tillhör bolaget, inte byrån. Det gäller verifikationer, huvudbok, rapporter, bokslut, årsredovisningar och deklarationer. Det är bolaget som enligt bokföringslagen ansvarar för att bokföringen finns och arkiveras – byrån utför bara arbetet på uppdrag.

Det betyder att du alltid har rätt att få ut materialet när du byter byrå. Byrån får normalt behålla sina egna arbetsanteckningar, men inte ditt underlag. Hur bytet går till i stort beskriver vi i guiden om att byta redovisningsbyrå steg för steg.

SIE-filer – så flyttas bokföringen

SIE är ett svenskt standardformat för att flytta bokföringsdata mellan program. En SIE-fil innehåller kontoplan, verifikationer och saldon och kan läsas in i i princip alla svenska bokföringsprogram. Det är därför ett byte av byrå sällan kräver att något bokförs om.

Vid ett byte begär den nya byrån ut en SIE-fil för innevarande år och gärna för föregående år, så att jämförelsetal och ingående balanser finns med. Om bokföringen ligger i ett molnprogram där bolaget äger licensen behövs ibland ingen fil alls – den nya byrån får åtkomst direkt i programmet.

Arkivet och underlagen

Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om underlagen finns digitalt i bokföringsprogrammet följer de med när bolaget behåller licensen. Finns de i pärmar hos den gamla byrån ska de lämnas tillbaka till bolaget.

Det är bra att i samband med bytet se över var allt finns: tidigare årsredovisningar, bokslutsbilagor, avtal, anläggningsregister och lönehistorik. Den nya byrån behöver inte allt i detalj, men det ska gå att hitta om Skatteverket frågar. Mer om arkiveringsreglerna finns i artikeln om kvitton, verifikationer och arkivering.

Ingående balanser och avstämning

Innan den nya byrån bokför den första perioden stäms alla balanskonton av mot underlag: bank, skattekonto, kundfordringar, leverantörsskulder, momsskuld, löneskulder och eget kapital. Det är det viktigaste steget i hela bytet, eftersom fel som inte upptäcks här följer med in i bokslutet.

Hittar vi avvikelser tar vi upp dem med dig och vid behov med den tidigare byrån innan vi går vidare. Det kan handla om en betalning som bokförts två gånger, en momsskuld som inte stämmer med deklarationerna eller ett skattekonto som skiljer sig från bokföringen.

Var går ansvarsgränsen?

Den gamla byrån ansvarar för det arbete den har utfört, och den nya byrån för det den gör efter övertagandet. I praktiken är det brytmånaden som avgör gränsen. Allt som avser perioder före den har den gamla byrån gjort, och deklarationer för de perioderna är dess ansvar att ha lämnat.

Men det är fortfarande bolaget som har det yttersta ansvaret mot Skatteverket. Därför är avstämningen vid övertagandet viktig även för dig: den visar om det finns något som behöver rättas innan det blir ett problem. Ska du byta mitt i året finns mer om brytmånaden i kan man byta redovisningsbyrå mitt i året?.

Vad den nya byrån behöver

För att kunna ta över behöver den nya byrån i regel följande. Allt finns oftast redan hos den gamla byrån eller i bokföringsprogrammet, och det är den nya byrån som begär ut det:

• SIE-fil för innevarande och föregående räkenskapsår.
• Senaste årsredovisning och bokslutsbilagor.
• Saldobalans per brytdatum.
• Kund- och leverantörsreskontra med öppna poster.
• Anläggningsregister med avskrivningar.
• Lönehistorik för året och semesterskuld, om bolaget har anställda.
• Inlämnade moms- och arbetsgivardeklarationer för året.

Efter bytet

När den nya byrån har tagit över fortsätter bokföringen som vanligt, i samma räkenskapsår och oftast i samma program. Du skickar underlag på samma sätt som tidigare, eller enklare om rutinerna har setts över i samband med bytet.

Det som ändras är vem du pratar med. Hos oss har du en fast kontaktperson som känner bolaget och som svarar inom 24 timmar på vardagar. Den gamla byråns åtkomst till bokföringsprogram, bank och Skatteverket tas bort, så att det bara är den nya byrån och du som har tillgång.

Om du funderar på hur lång tid allt tar finns hur lång tid det tar att byta redovisningsbyrå.

Måste jag byta bokföringsprogram?

Nej, inte om den nya byrån arbetar i samma program. Vi arbetar i Fortnox, Visma och Björn Lundén och kopplar in oss i det program du redan har. Läs mer om hur det fungerar för Fortnox och Visma.